На фоне глобального дефицита кадров и интереса потенциальных кандидатов к гибридному графику работы бизнес все чаще набирает распределенные команды. Это команды, работающие над одними задачами, но из разных точек мира. Они требуют принципиально иных подходов к управлению. Одним из решений стал виртуальный офис. О том, какие задачи такой офис может закрыть, URA.RU расскажет на примере онлайн-офиса Яндекс 360 для бизнеса. Сервисы для командной работы Цифровая среда Яндекс 360 для бизнеса включает в себя корпоративную Почту, Календарь, Мессенджер, облачное хранилище Диск, редактор Документы, Заметки, сервис видеоконференций Телемост и Рассылки, а с недавних пор еще и систему управления проектами Трекер, конструктор опросов Формы и базу знаний организации Вики. Дополняющие друг друга сервисы помогают оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упрощать коммуникацию с командой, клиентами и партнерами, рассказывают в пресс-службе Яндекс 360 для бизнеса. Например, компания, которая использует инструменты онлайн-среды, может сообщить партнерам о последних новостях и акциях с помощью гибкой рассылки, которая позволяет детально настраивать отправку писем и анализировать их эффективность. Писать тексты, создавать презентации и чертить таблицы можно в редакторе Документы, который поддерживает все самые популярные форматы. Он позволяет совместно работать с одним файлом сразу нескольким членам команды. В компаниях, использующих сервисы Яндекс 360 для бизнеса, рабочая документация хранится в одном месте, и у каждого сотрудника открыт доступ к ней в любое время суток. Члены команды получают персональный «облачный» Диск для хранения данных с детальной настройкой доступа, умным поиском и синхронизацией между любыми устройствами. Для контакта с внешними партнерами и отправки корпоративных объявлений в цифровой среде предусмотрена удобная Почта, а для обмена рабочими сообщениями — Мессенджер. В последнем сотрудники могут создавать тематические ветки обсуждений (треды), опросы, а также чат-боты для выполнения рутинных задач. Встроенные фильтры помогают быстро находить необходимые сообщения, а для совместного общения есть возможность организовать групповой созвон. К слову об общении, проводить онлайн-встречи с клиентами и совещания с коллегами в любой точке земного шара позволит Телемост. Через сервис можно организовать неограниченные по времени трансляции с поддержкой до 10 тыс. одновременных зрителей. Функция записи встречи позволит сохранить важные разговоры, а с помощью сервиса Заметки можно быстро резюмировать итоги совещаний и сразу отправить их всем участникам по Почте или в Мессенджере. При планировании новой онлайн-встречи поможет Календарь, где можно следить за расписанием трансляций. А поделившись своим календарем с другими сотрудниками, легко синхронизироваться с ними по времени и спланировать совместные процессы. Новые функции Несмотря на, кажется, исчерпывающий список инструментов, Яндекс 360 для бизнеса, продолжает расширять функционал SaaS-платформы. Сервисы «Трекер», «Вики» и «Формы» появились в онлайн-среде Яндекс 360 для бизнеса в начале марта 2024. Новые сервисы позволяют эффективнее планировать и распределять задачи, а также упрощают взаимодействие пользователей и бизнеса с цифровой средой Яндекс 360 для бизнеса. «Клиенты смогут создавать дополнительные пользовательские сценарии и повышать эффективность бизнес-процессов. Компании, которые стремятся к цифровизации бизнеса, нередко используют инструменты виртуального офиса и систему управления задачами и проектами параллельно. Это позволяет командам максимально эффективно вести совместную работу», — рассказали руководитель по продажам Яндекс 360 для бизнеса Роман Королев. Что с безопасностью? У бизнеса, решившегося на внедрение SaaS-платформы, как правило, возникают вопросы по поводу безопасности. Как сообщили в Яндекс 360 для бизнеса, такие опасения безосновательны. Ежедневное резервное копирование позволяет защитить клиентские данные от различных форс-мажоров, в том числе, от возможных сбоев и поломок оборудования. Хранящаяся информация максимально защищена, ведь все дата-центры компании располагаются в России. Помимо этого, данные пользователей защищены с помощью механизма авторизации Яндекс ID, соответствующему международным стандартам безопасности, а также благодаря встроенному антивирусу. От потенциально опасных электронных писем клиентов оберегает технология Спамооборона. «За фильтрацию спама отвечают сложные алгоритмы и машинное обучение: они проверяют все входящие письма на наличие подозрительных признаков. Анализируется адрес отправителя, текст письма, вложения и ссылки — всего несколько тысяч факторов. Для обнаружения сходства текста со спамом используется модель на основе нейронных сетей. В 2023 году в Яндекс Почте обработали свыше 97 млрд входящих писем. Из них около 21,3 млрд писем оказались вредоносным спамом, который не доставили получателям или заблокировали», — сообщил руководитель по продажам Яндекс 360 для бизнеса Роман Королев. Быстрый переход на отечественные решения На фоне сообщения об отключении российского бизнеса от облачных сервисов Microsoft и Amazon, вопрос быстрого перехода на отечественную платформу стал актуален как никогда. Яндекс 360 для бизнеса обладает богатым опытом миграции клиентов с иностранных вендоров в свою цифровую среду. Заказчиков привлекает быстрая и бесшовная миграция, которую можно реализовать в считанные часы без остановки рабочих процессов в организации: встроенный мигратор Яндекс 360 для бизнеса поддерживает режим «дозагрузки» изменений. «Наши клиенты уже сталкивались с задачей экстренно мигрировать пользователей и данные в российский виртуальный офис и перезапускать все бизнес-процессы. На этом опыте мы построили платформу миграции и процесс онбординга новых клиентов. Все эти инструменты делают переезд для клиента максимально удобным, безопасным и быстрым», — рассказал руководитель по продажам Яндекс 360 для бизнеса Роман Королев. Как отметили представители Faberlic, перенос основных рабочих процессов на новую платформу занял у компании всего три дня. Но миграцию можно организовать еще быстрее. Например, в Major Logistics около двух тысяч сотрудников компании удалось перевести в Яндекс 360 для бизнеса в течение одного дня. Для чего онлайн-офис главному вузу Тюмени? На сегодняшний день цифровой средой Яндекс 360 для бизнеса пользуются более 120 тысяч клиентов разных сфер и отраслей. «Использование облачных сервисов позволяет компаниям сэкономить на капитальных затратах, так как не требуется приобретение и обслуживание собственного оборудования. <…> В Яндекс 360 для бизнеса мы постоянно развиваем наши сервисы и совершенствуем тарифную политику, чтобы все больше компаний разных размеров и из различных индустрий могли использовать наши продукты с максимальной эффективностью для своего бизнеса», — пояснил Роман Королев. Переходят на отечественную SaaS-платформу и учебные заведения. Как рассказал директор Центра информационных технологий ТюмГУ Александра Бойко, Почта, интегрированная с внутренними ERP и LMS системами, позволяет студентам получать важные уведомления об изменениях в расписании, информацию о заданиях, рассылки об элективах, а сотрудникам — получать различные отчеты и сообщения от кадровых, финансовых и технических служб. «В Мессенджере преподаватели взаимодействуют со студентами, а сотрудники структурных подразделений создают общие чаты и каналы для быстрой коммуникации с коллегами. Телемост помогает проводить созвоны с очно-заочными группами и студентами из других стран», — рассказали в ТюмГУ. По словам Бойко, на внедрение сервисов Яндекс 360 для бизнеса ушло девять месяцев. Этот процесс был разбит на несколько этапов. Сначала сервисы Яндекс 360 для бизнеса интегрировали в существующую IT-инфраструктуру вуза, а затем провели тестирование на фокус-группе и обучающие вебинары. Итоговым шагом стала синхронизация онлайн-офиса с используемым ранее ПО и перенос всех данных пользователей в новые сервисы. Реклама. ООО «Яндекс»

прочитать статью полностью